Краткая справка по проекту

В ГК «ДИКСИ» реализован проект комплексной автоматизации документооборота на базе современной платформы TESSA:

  • переходу от бумажного обмена счетами-фактурами с поставщиками к юридически значимому электронному документообороту (далее — ЮЗДО)
  • автоматизации договорного документооборота
  • созданию электронного архива
  • автоматизации внутренних процессов.

Группа компаний «ДИКСИ» — это розничная торговая сеть, насчитывающая более 2500 магазинов по всей России. Проект по организации ЮЗДО с поставщиками был обусловлен интересом руководства компании к обмену счетами-фактурами в электронном виде. Это было логичным этапом повышения эффективности основного бизнеса и сокращения себестоимости бизнес-процессов.


Благодаря проекту автоматизированы процессы обработки в СЭД входящих финансовых документов (электронных счетов-фактур, включая корректировочные и исправленные) и передача их в учетные системы «ДИКСИ» для дальнейшей обработки. Также была настроена обработка уведомлений об уточнении и запросов на аннулирование документов, предполагающая как автоматический ответ контрагенту по результатам обработки документа в учетной системе, так и возможность принятия решения в нетиповых ситуациях ответственным сотрудником. Кроме этого реализована передача исходящих финансовых документов (формализованных и неформализованных) из учетных систем в СЭД, предусматривающая пакетную отправку в СЭД комплекта необходимых документов по проведенной в финансовой системе операции.

В ходе проекта организована работа электронного архива в режиме 24*7 с предоставлением сервиса для просмотра документов из СЭД для внешних систем.

Важной технологической особенностью проекта стало развитие методологических наработок ГК «ДИКСИ» и создание на их основе интеграционного модуля для реализации бизнес-логики маршрутизации входящего и исходящего потока документов, включая интеграцию с системами xDE от Terralink, TESSA, Axapta, SAP.

Выбор решения

На момент старта проекта по ЮЗДО система электронного документооборота уже функционировала в «ДИКСИ». Вместе с тем, становясь не просто способом автоматизации внутреннего делопроизводства, СЭД требовала масштабирования на другие процессы с увеличением нагрузки и количества пользователей. Это повлекло за собой необходимость поиска современной и высокотехнологичной платформы, имевшей примеры реальных внедрений на больших нагрузках в крупных компаниях.

Требования к СЭД:

  • Гарантия быстрой работы с огромными объемами (сотни млн. единиц)
  • Успешные нагрузочные тесты и референсные проекты аналогичных или бóльших масштабов
  • Хранение файлов вне БД
  • Обеспечение поддержки нескольких файловых хранилищ
  • Интеграционные возможности, открытое API
  • Возможности представлений данных (иерархии, связанные представления)
  • Привлечение к проекту нескольких партнеров-интеграторов
  • Поддержка работы с операторами ЮЗДО, опыт работы партнеров с ЮЗДО

Выбор был сделан в пользу системы TESSA.

Итоги проекта

  • Технические:

– Средняя скорость создания карточек в СЭД с учетом приема файлов от провайдера

не более 0,3 сек.

или

– около 250 тыс. документов в сутки для одного потока

  • Экономические:

– Срок окупаемости проекта – 6 месяца

– Отказ от бумажного документооборота

Планы на будущее​

  • Использование всех преимущества платформы TESSA – автоматизация новых процессов
  • Перенос решений со старой платформы
  • Подключение ЮЗДО для обмена договорами и ДС
  • Подключение новых ЮЗДО-провайдеров
  • Новые типы документов
Поскольку документационное обеспечение бизнеса является одним из ключевых инструментов работы, мы поставили перед собой цель более эффективно управлять этими процессами. На сегодня решение на базе TESSA функционирует в промышленном режиме, справляясь с обработкой свыше 50 000 документов в месяц. Планируется выход на ежемесячные объемы порядка 1,5 млн документов. Внедрение позволит оптимизировать ключевые бизнес-процессы, сократить трудозатраты на обработку финансовых документов и выйти на окупаемость в короткие сроки. В ближайших планах компании продолжить перевод документо-ориентированных процессов в цифровой вид: в частности, одной из приоритетных задач является автоматизация обработки УПД и договоров. Наличие гибкого решения позволит нам быстро отреагировать на нововведения законодательства. В проекте команды Syntellect и ECMGroup.Pro взаимодействовала с несколькими внутренними командами и нашими внешними партнерами, выстроив четкое взаимодействие. Мы уже запустили работы по анализу требований на вторую очередь проекта и рассчитываем на высокий уровень результата»
— Муравьев Владимир Сергеевич, ИТ-директор ГК «ДИКСИ»:
Made on
Tilda