+7(495)104-47-44
Как автоматизировать кадровые процессы в компании с 12 000 сотрудников и сократить затраты на документооборот на 40% в год?
Как автоматизировать кадровые процессы в компании с 12 000 сотрудников и сократить затраты на документооборот на 40% в год?
Крупные компании с большим штатом сотрудников часто сталкиваются с вызовами, связанными с рутинными кадровыми процессами. Оформление командировок, обработка авансовых отчетов, согласование документов — все это требует значительных временных и финансовых ресурсов. Особенно остро эта проблема стоит для предприятий с географически распределенными подразделениями, где риски потери документов и задержки в их согласовании становятся критичными.
Этот кейс — наглядный пример того, как современные технологии помогают бизнесу не только соответствовать законодательным требованиям, но и выходить на новый уровень эффективности.
О компании
Год реализации: 2024
Клиент — крупный российский производитель мясных полуфабрикатов и продуктов питания с полным циклом производства, от закупки сырья до поставки готовой продукции в розничные сети.
Компания имеет три современных завода, расположенных в разных регионах России, и представлена в 13 странах. Штат компании насчитывает более 12 000 сотрудников, а продукция доступна в более чем 165 000 торговых точек.
Клиент — крупный российский производитель мясных полуфабрикатов и продуктов питания с полным циклом производства, от закупки сырья до поставки готовой продукции в розничные сети.
Компания имеет три современных завода, расположенных в разных регионах России, и представлена в 13 странах. Штат компании насчитывает более 12 000 сотрудников, а продукция доступна в более чем 165 000 торговых точек.
Вызовы
Компания столкнулась с рядом сложностей в управлении кадровым документооборотом (КДО), особенно в процессах, связанных с командировками и авансовыми отчетами. Основные проблемы включали:
- Большое количество командировок — более 4000 в год, включая зарубежные поездки.
- Географическая удаленность подразделений, что приводило к высоким затратам на курьерские услуги и рискам утери документов.
- Ручная обработка документов — более 30 000 человеко-часов в год уходило только на оформление командировок.
- Ошибки сотрудников и сложность контроля кадровых процессов делопроизводства.
Кроме того, компания столкнулась с необходимостью соответствовать новым законодательным требованиям, таким как возможность использования электронных кадровых документов без дублирования на бумаге (Федеральный закон № 377-ФЗ).
Решение
Для оптимизации процессов КДО компания решила внедрить систему электронного кадрового документооборота Т-КЭДО на базе платформы TESSA. Решение было выбрано благодаря его гибкости и возможности кастомизации под нужды крупного бизнеса, чтобы уменьшить нагрузку на персонал и автоматизировать работу с большим количеством кадровых процессов.
Одними из ключевых преимуществ разработанного решения являются сквозные процессы, выстроенные за счет интеграций, и возможность кастомизации существующих процессов.
Одними из ключевых преимуществ разработанного решения являются сквозные процессы, выстроенные за счет интеграций, и возможность кастомизации существующих процессов.
Реализация проекта
Проект начался с автоматизации процессов командировок и авансовых отчетов, как наиболее показательных и ресурсоемких.
- Формирование, согласование и подписание документов: Внедрена автоматизация процессов создания, согласования и подписания служебных заданий и приказов на командировку. Это позволило сократить время оформления документов и минимизировать ошибки.
- Интеграция с системами 1С ЗУП и 1С ERP: Настроена интеграция с кадровыми и учетными системами для автоматической проверки пересечений командировочных периодов с другими событиями (отпуска, больничные и т.д.), а также для контроля наличия задолженностей у сотрудников.
- Автоматическое заполнение данных: Реализована интеграция с сервисом Dadata для автоматического заполнения данных о населенных пунктах, что исключило ошибки при ручном вводе.
- Учет служебных автомобилей: Добавлена возможность выбора и заведения данных об использовании служебных автомобилей, что упростило логистику и учет транспортных расходов.
- Автоматическая загрузка данных: Реализована возможность автоматической загрузки данных из сервисов бронирования (отелей, билетов и т.д.), что исключило необходимость ручного ввода информации и ускорило процесс формирования отчетов.
- Распознавание QR-кодов на чеках: Внедрены алгоритмы искусственного интеллекта для автоматического распознавания QR-кодов на чеках. Это позволило быстро и точно переносить данные из чеков в систему, минимизируя ошибки и сокращая время обработки.
- Интеграция с ФНС: Настроена интеграция с Федеральной налоговой службой (ФНС) для автоматической проверки подлинности чеков. Это исключило риски принятия некорректных или поддельных документов.
- Автоматический расчет выплат: Реализован автоматический расчет суточных и возмещения средств за топливо на основе введенных данных. Это упростило процесс расчетов и сократило время на проверку и утверждение отчетов.
- Упрощенная подача заявки на УНЭП: Внедрен удобный веб-интерфейс для подачи заявки на получение универсальной электронной подписи (УНЭП). Это позволило сотрудникам быстро и без лишних сложностей инициировать процесс оформления ЭП.
- Интеграция с удостоверяющим центром «УЦ Контур»: Настроена интеграция с удостоверяющим центром «УЦ Контур», что обеспечило быстрое получение сертификатов электронной подписи. Это значительно сократило время на оформление и выдачу ЭП, упростив процесс для сотрудников.
Результаты
Внедрение Т-КЭДО позволило компании значительно оптимизировать процессы кадрового документооборота:
- Сокращение времени обработки документов — автоматизация процессов командировок и авансовых отчетов сократила время на их оформление на 40%.
- Уменьшение ошибок — интеграция с внешними сервисами и системами 1С минимизировала человеческие ошибки.
- Повышение прозрачности процессов — все этапы документооборота стали контролируемыми и прозрачными.
- Снижение затрат — отказ от бумажного документооборота и сокращение затрат на курьерские услуги привели к экономии бюджета.
Итого
6,3
млн. руб. общая экономия за год
“Внедрение Т-КЭДО TESSA стало важным шагом в цифровизации нашего бизнеса. Команда внедрения профессионально реализовала все запланированные процессы, включая интеграционные решения и проверки, адаптировав их под специфику нашего проекта. Мы получили не просто цифровое решение, а надежного партнера, который помог нам оптимизировать процессы и повысить эффективность работы с документами. Благодарим за качественный результат!"
Мария
Руководитель проекта внедрения
“Мы гордимся, что наше решение помогло компании не только сэкономить средства, но и сделать процессы более прозрачными, удобными для сотрудников и соответствующими современным стандартам. Система кадрового электронного документооборота (КЭДО) на платформе TESSA — это современное решение, которое позволяет полностью перевести кадровые процессы в электронный вид, соблюдая все законодательные требования. Продукт разработан для того, чтобы упростить и автоматизировать работу с кадровыми документами, минимизировать рутину и повысить эффективность HR-процессов в крупных бизнесах с численностью сотрудников от 1000 человек.”
Александр Смирнов
Генеральный директор Target Tech
Хотите узнать как можно эффективно внедрить
Т-КЭДО в работу вашей компании?
Т-КЭДО в работу вашей компании?
Давайте обсудим!
Закажите бесплатную демонстрацию
Закажите бесплатную демонстрацию