Блог

Завершился первый этап внедрения СЭД Tessa 4.0 для крупной девелоперской компании

Компания Target tech успешно завершила первый этап внедрения системы электронного документооборота TESSA 4.0 для крупной девелоперской компании.
Проект начался c интеграции справочников (сотрудников, подразделений, организаций и проектов) из 1С в систему TESSA, что обеспечило целостность и удобный доступ к данным с самого начала автоматизации. В дальнейшем планируется расширение интеграций со сторонними системами для создания единой информационной среды.
В рамках первого этапа были реализованы ключевые функции, включая автоматизацию обычных поручений — задач, которые сотрудники ставят друг другу для решения повседневных рабочих вопросов, а также обработку проектных поручений — задач, связанных со строительными процессами и назначаемых руководителем проектного офиса для координации работы на объектах. Теперь руководитель получает возможность видеть все проектные поручения — текущие и завершенные — в одном удобном интерфейсе, что упрощает мониторинг и управление задачами.

Модуль "Поручения СУИП" в СЭД Tessa 4.0

Его функционал включает:
1) Создание поручений
  • Руководитель проектного офиса или координатор СУИП создает карточку поручения, заполняя обязательные поля (тема, описание, сроки, ответственные).
  • Система автоматически присваивает номер, дату и другие реквизиты.
2) Назначение и исполнение
  • Поручение направляется ответственному исполнителю, который получает уведомление и может приступить к работе.
  • Исполнитель вносит данные о ходе выполнения (прогнозный срок, даты начала/окончания) и прикрепляет необходимые файлы.
  • Исполнитель может назначать задачи другим сотрудникам.
3) Контроль и отчетность
  • Руководитель видит все текущие и завершенные поручения в едином представлении.
  • Доступны отчеты по срокам, задержкам и загруженности сотрудников.
4) Дополнительные функции
  • История изменений плановой даты исполнения и комментариев для отслеживания хода работы.

Макет карточки «Поручение СУИП» в СЭД TESSA

Планы

В рамках следующих этапов внедрения будет реализован полный документооборот, включающий управление входящей и исходящей корреспонденцией, приказами, регламентами и доверенностями. Планы на ближайшее будущее включают также следующие приоритетные направления:
1) Расширение функционала по кадровым процессам
  • Автоматизация заявок на выход и увольнение сотрудников для упрощения кадрового документооборота и ускорения обработки кадровых изменений.
  • Настройка автоматического выставления задач на испытательный срок для контроля и управления процессом адаптации новых сотрудников.
  • Интеграция с системой управления персоналом E-staff — для автоматизации и контроля плана адаптации новых сотрудников.
2) Выпуск МЧД/ЭЦП — процесс согласования выпуска доверенностей в машиночитаемом формате и электронных подписей для сотрудников компании.

3) Архив — создание удобной системы хранения документов, в которой будут объединены как перенесенные из 1С старые документы, так и новые, создаваемые и обрабатываемые в системе TESSA.
Расширение контура автоматизации — постепенное включение новых видов документов и процессов, а также интеграция с дополнительными внутренними и внешними системами — позволит значительно повысить прозрачность и скорость обработки документов, расширить масштабы автоматизации и охватить все ключевые бизнес-процессы компании.