Компания Target tech успешно завершила первый этап внедрения системы электронного документооборота TESSA 4.0 для крупной девелоперской компании.
Проект начался c интеграции справочников (сотрудников, подразделений, организаций и проектов) из 1С в систему TESSA, что обеспечило целостность и удобный доступ к данным с самого начала автоматизации. В дальнейшем планируется расширение интеграций со сторонними системами для создания единой информационной среды.
В рамках первого этапа были реализованы ключевые функции, включая автоматизацию обычных поручений — задач, которые сотрудники ставят друг другу для решения повседневных рабочих вопросов, а также обработку проектных поручений — задач, связанных со строительными процессами и назначаемых руководителем проектного офиса для координации работы на объектах. Теперь руководитель получает возможность видеть все проектные поручения — текущие и завершенные — в одном удобном интерфейсе, что упрощает мониторинг и управление задачами.
Модуль "Поручения СУИП" в СЭД Tessa 4.0
Его функционал включает:
1) Создание поручений
- Руководитель проектного офиса или координатор СУИП создает карточку поручения, заполняя обязательные поля (тема, описание, сроки, ответственные).
- Система автоматически присваивает номер, дату и другие реквизиты.
2) Назначение и исполнение
- Поручение направляется ответственному исполнителю, который получает уведомление и может приступить к работе.
- Исполнитель вносит данные о ходе выполнения (прогнозный срок, даты начала/окончания) и прикрепляет необходимые файлы.
- Исполнитель может назначать задачи другим сотрудникам.
3) Контроль и отчетность
- Руководитель видит все текущие и завершенные поручения в едином представлении.
- Доступны отчеты по срокам, задержкам и загруженности сотрудников.
4) Дополнительные функции
- История изменений плановой даты исполнения и комментариев для отслеживания хода работы.
Макет карточки «Поручение СУИП» в СЭД TESSA
Планы
В рамках следующих этапов внедрения будет реализован полный документооборот, включающий управление входящей и исходящей корреспонденцией, приказами, регламентами и доверенностями. Планы на ближайшее будущее включают также следующие приоритетные направления:
1) Расширение функционала по кадровым процессам
- Автоматизация заявок на выход и увольнение сотрудников для упрощения кадрового документооборота и ускорения обработки кадровых изменений.
- Настройка автоматического выставления задач на испытательный срок для контроля и управления процессом адаптации новых сотрудников.
- Интеграция с системой управления персоналом E-staff — для автоматизации и контроля плана адаптации новых сотрудников.
2) Выпуск МЧД/ЭЦП — процесс согласования выпуска доверенностей в машиночитаемом формате и электронных подписей для сотрудников компании.
3) Архив — создание удобной системы хранения документов, в которой будут объединены как перенесенные из 1С старые документы, так и новые, создаваемые и обрабатываемые в системе TESSA.
3) Архив — создание удобной системы хранения документов, в которой будут объединены как перенесенные из 1С старые документы, так и новые, создаваемые и обрабатываемые в системе TESSA.
Расширение контура автоматизации — постепенное включение новых видов документов и процессов, а также интеграция с дополнительными внутренними и внешними системами — позволит значительно повысить прозрачность и скорость обработки документов, расширить масштабы автоматизации и охватить все ключевые бизнес-процессы компании.