Может ли система электронного документооборота стать корпоративным порталом?

Компания Таргет создала и внедрила интегрированное решение для автоматизации деятельности ППК РЭО.

Российский Экологический Оператор - ППК РЭО - это государственная компания реализующая государственную программу по обращению с твердыми бытовыми отходами

Структура системы

Информационную систему обеспечения внутренней деятельности Публично-правовой компании «Российский экологический оператор» (ИС ОВД) можно условно разделить на:


  1. Портальное решение, автоматизирующее бизнес-процессы компании.
  2. Классический документооборот (СЭД).

Всего в системе насчитывается одиннадцать самостоятельных модулей.

Портал и Информирование

Модуль Портал и Информирование реализован с целью создания единой точки входа для сотрудников в корпоративный мир компании.


В рамках данного модуля реализован информационный портал включающий в себя разделы со всей необходимой сотрудникам информацией.

Главная страница вкладки «Портал»

Корпоративные документы

В представлении содержатся все карточки корпоративных документов, созданные в системе.

Группировка настроена по значению поля «‎Тип корпоративного документа».

Телефонная книга

Представление содержит данные из карточек сотрудников, загружаемых посредством интеграции с системой «1С:Зарплата и управление персоналом 8‎».

Также в представлении настроена иерархическая вложенность подразделений.

Новости

Публикация новости зависит от значения в поле «Опубликовать (дата публикации)‎». При отсутствии значения новость попадет в папку черновики и не будет опубликована.

Открытая новость с главной страницы

Новость на главной странице можно раскрыть двойным кликом по новости левой кнопкой мыши.

Документооборот

Модуль представляет из себя классический документооборот с кастомизированным WEB-интерфейсом под нужды заказчика

Представление «Входящие»

В представлении отображаются все входящие документы доступные пользователю.

При выборе определенного входящего во второй части представления отображаются связанные с ним исходящие документы.

Карточка входящего документа
Карточка исходящего документа

Представление «На резолюцию»

Предоставление на резолюцию содержится на рабочем месте генерального директора.

В представление попадают входящие документы и поручения с соответствующим состоянием.

Наложение резолюции ГД во входящем документе

При отправке документа на исполнение, для генерального директора доступно окно наложения резолюции с соответствующим набором параметров для этого действия.

Корпоративные сервисы

Модуль нацелен на оптимизацию подачи заявок для нужд сотрудников во внутренние службы компании.

Каждая из заявок имеет собственный процесс обработки.

Заявка на бронирование имеет специально разработанный календарь и интеграцию с MS Outlook.

Для заявки на обеспечение разработан обработчик файла выгрузки из системы 1С:Управление холдингом.

Календарь переговорных

Календарь разбит по рабочим неделям. Отражает все созданные заявки на бронирование переговорных независимо от их текущего статуса.

Заявка в отдел кадров

В зависимости от выбора типа заявки пользователю необходимо заполнить определенный набор полей.

После сохранения карточки автоматически заполняется шаблон заявления и запускается процесс согласования соответствующий конкретной заявке.

Загрузка данных, выгруженных из 1С:Управление холдингом 8

В левом меню системы для справочника настроена кнопка загрузки данных. При нажатии на кнопку открывается проводник с возможностью выбора актуального файла выгрузки.

При загрузке данных в справочник с существующими значениями, объекты справочника автоматически актуализируются.

Загруженный данные в справочник «Товарно-материальные ценности»

Так выглядят загруженные объекты из выгрузки системы «1С:Управление холдингом 8‎» в справочник «Товарно-материальные ценности»

Организация совещаний

Реализована возможность создавать совещаний с заранее определенной повесткой и списком участников

Реализована интеграций с MS Outlook

По завершению совещаний запускается процесс обработки его протокола с возможность распределения задач по участникам в его рамках

Представление «Совещания»

Представление «Совещания» находится в дереве представления вкладки «‎Портал» и содержит карточки совещаний доступные пользователю для просмотра.

Карточка «Совещание»

После сохранения карточки совещания, в ней автоматически формируются шаблоны необходимых документов, в том числе и шаблон протокола совещания.

Проекты и задачи

Модуль разрабатывался для оптимизации и прозрачности процессов управления внутренними проектами

Реализованы раздельные доступы к видимости и редактированию данных проектов

Для задач и подзадач реализован процесс исполнения с контролем

Представление «Проекты»

Предоставление содержит все доступные пользователю карточки проектов.

При выборе одного из проектов во второй части представления отобразятся все активные задачи по данному проекту.

Карточка «Проект»

Права менеджеров и исполнителей проекта отличаются и регулируются отдельными контекстными ролями.

Представление «Задачи»

Представление содержит все активные задачи доступные пользователю.

Желтым подсвечиваются задачи срок исполнения которых сегодня, красным - срок исполнения которых просрочен.

Карточка «Задача»

Левое меню карточки «Задача»

В левом меню активной задачи доступны следующие функции:

  • Создать подзадачу
  • Поставить на контроль
  • Запросить перенос срока
  • Отправить задачу на ознакомление

Управление федеральным проектом

Специфический модуль, позволяющий регистрировать паспорта федерального, региональных и инвестиционных проектов, регистрировать их изменений и фиксировать связи между паспортами и их показателями

Представление «Федеральный проект»

Представление трехуровневое и содержит связи между паспортом федерального проекта и паспортами региональных и инвестиционных проектов.

Карточка «Паспорт федерального проекта»
Вкладки карточки «Паспорт федерального проекта»

Отбор сделок (CRM)

В модуле реализованы карточки заявителей с точечным доступом к экземплярам.

Карточки сделок с измененным web интерфейсом и своим процессом обработки.

Представление «Заявители (контрагенты)»

Предоставление содержит все доступные пользователю карточки заявителей.

При выборе одного из заявителей во второй части представления отобразятся все существующие сделки с данным заявителем.

Карточка «Заявитель (контрагент)»

Сделки

Представление содержит все доступные карточки сделок пользователю.

Сделка

Управление обращениями

Модуль позволяет регистрировать и обрабатывать обращения граждан, поступивших из разных источников.

Для создание единой базы обращений была настроена интеграция с существующим сервисом обработки обращений - РОЭ Радаром.

Обобщенно, модуль представляет из себя специализированный Service desk.

Представление «Обращение граждан»

В представлении содержатся все карточки обращений, созданные в системе.

В данное представление также попадают входящие документы с активным флагом «Обращение граждан‎».

Карточка «Обращение граждан»

Карточка обращения, созданная на основе данных, поступивших из системы РЭО радар. В карточку также загружаются файлы, приложенный пользователем.

Статистика и отчеты

Модуль состоит из реализованных отчетов на основании данных, полученных из документов и заданий

Отчеты имеют одно, двух и трех уровневую структуру

Отчет «Статистика по исполнительской дисциплине»

Данный отчет служит для отображения статистики по просроченным заданиям по резолюции от генерального директора по входящему документу или поручению с разбивкой по главным исполнителям.

Отчет «Текущие задания» (1)

Данный отчет служит для отображения статистики по текущим заданиям в системе. Отчет имеет три связанных представления

Отчет «Текущие задания» (2)

Отчет «Завершенные задания» (1)

Данный отчет служит для отображения статистики по завершенным заданиям в системе. Отчет имеет три представления.

Отчет «Завершенные задания» (2)

Индивидуальный отчет по исполнительской дисциплине для главных ГИ (1)

Отчет формируется на каждого главного исполнителя индивидуально с подробным указанием причин просрочек.

Индивидуальный отчет по исполнительской дисциплине для главных ГИ (2)

Комната отдыха

В рамках данного решения реализован универсальный процесс обмена сообщениями. Процесс может быть интегрирован в карточки любого типа документа

Создан ежемесячный опросник по удовлетворенности пользователей системой

А также карточки “Обсуждения” для проведения форумов между сотрудникам компании

Представление «Обсуждения»

В представлении содержатся все карточки обсуждений, созданные в системе.

В поле «Участники‎» записываются все сотрудники, принимавшие участие в переписке по теме.

Процесс отправки сообщения

Процесс отправки сообщения запускается по нажатию на иконку конверта в левой верхней части карточки.

Представление «Входящие»

Все сообщения, адресованные пользователю, поступают в папку «Входящие‎», расположенную в дереве представления рабочего места пользователя.

Новые сообщения выделяются жирным шрифтом.

Получение сообщения внутри карточки
Отображение переписки в истории карточки

Обмен опытом

Реализован удобный инструмент, позволяющий выделять необходимый текст в html и docx файлах и одновременно выставлять на нем якорь без использования html тегов.


Также реализованы карточки лучших практик и инструкций со встроенным процессом ознакомления.

Представление «База знаний»

Представление база знаний содержит в себе карточки двух типов: «Документ базы знаний‎» и «Лучшая практика‎».

Группировка настроена по значению из поля «‎Тип документа».

Карточка «Документ базы знаний»

В поле «‎Текст для выделения» необходимо вставить участок текста для его выделения и установки на него якоря.

После сохранения в карточке появится виртуальный html файл с установленными на него тегами.

Предпросмотр карточки «Документ базы знаний»

Пользователем без прав редактирование карточки доступен только предпросмотр на всю ширину карточки.

Made on
Tilda