Система электронного документооборота ПИК

Автоматизация документооборота в группе компаний ПИК на платформе TESSA осуществляется с помощью Таргет

К 2017 году в ГК ПИК было несколько одновременно существующих решений, автоматизирующих документооборот строительной компании. Канцелярия и управление задачами по входящим документам в Docsvision 4.5, система управления договорами - в Directum. Компания Мортон, включенная в ГК ПИК в 2016 году обладала своей, довольно сложной СЭД на базе Docsvision и Bitrix. Такая картина исторически сложилась в результате слияния бизнеса и к 2017 году перед группой стояли новые задачи: Управление документацией по строительству, единый электронный архив, масштабирование решения по канцелярии на всех сотрудников. На тот момент ни одна из внедренных систем, в основном из-за проблем с производительностью, не могла помочь выйти из сложившегося положения.

Первый вариант решения - это взять за основу одну из уже внедренных систем и каким-то образом тюнинговав ее производительность, начать двигаться дальше в решении задач автоматизации. Но, к сожалению, проблема производительности при масштабировании на несколько тысяч пользователей оказалась неразрешимой. И работа удаленно с документами была бы невозможна. Был риск того, что требуемые на такой проект инвестиции просто уйдут в песок.

2-й вариант – своими силами разработать web портал, который имел бы высокопроизводительный интерфейс, но только для базовых функций СЭД таких как, например, работа с заданиями. Все остальные сложные функции производились бы в соответствующей СЭД. От этого варианта решено было отказаться т.к. он решает только проблему производительности, но не позволяет автоматизировать новые процессы, в частности строительный документооборот был бы невозможен.

Оставался только 1 вариант решения проблемы – новая платформа СЭД с web интерфейсом.

Основные требования к платформе СЭД : высокая производительность системы при одновременной работе более 2000 человек, гибкость платформы для разработки решений, полнофункциональный web интерфейс. Все эти качества были найдены в платформе TESSA.

Для работы на проекте внедрения СЭД Tessa, компания Синтеллект (Syntellect.ru производитель платформы) рекомендовала сертифицированного партнера – компанию Таргет (target-tech.ru). Специалисты Таргет обладают опытом внедрения СЭД в крупных организациях, связанных со строительством и управлением недвижимостью.

Проект по автоматизации согласования строительных документов и перевод канцелярии на платформу Tessa был осуществлен за 4 месяца с июня по сентябрь 2017г.

При работе со строительной документацией крайне важным является удобство работы с большими файлами чертежей, из которых она состоит. В этом плане Tessa обладает функционалом дозагрузки больших файлов, что оказалось очень удобным для пользователей. В итоге удалось объединить в едином процессе проектную организацию и 8 строительных подрядчиков позволив им работа удаленно с документами. Удалось обеспечить строителей актуальной рабочей документацией, что сводит риск использования устаревших чертежей к минимуму и соответственно расходы из-за связанных с этим риском ошибок.

Блок «канцелярия» был полностью переведен на Тессу. Но не обошлось без проблем: «владелец процесса» из отдела ДОУ не был в курсе всех аспектов использования СЭД в компании, и поэтому техническое задание и реализованная система «потеряла» часть функционала, важного для пользователей, которые не участвовали в формировании требований. Это «внезапно» выяснилось во время обучения пользователей. Но благодаря тесной работе проектной команды, удалось реализовать недостающий функционал буквально за неделю. Этот опыт позволил нам увидеть возможность использования гибких технологий разработки ПО и существенно сократить цикл внедрения нового функционала.

По итогам проекта Заказчик принял решение о развитии компетенции по платформе Тесса а также дальнейшем сотрудничестве с компанией Таргет. Распределение задач между внутренними и внешними ресурсами дает высокую эффективность затрат не снижая, а даже увеличивая, темпы автоматизации.

ПИК продолжает использовать Тессу во всех аспектах деятельности компании, связанных с вовлечением большого числа участников. Именно в таких случаях использование системы TESSA дает наибольший эффект при наименьших рисках.