Архивное делопроизводство на платформе TESSA
Решение Target tech для ведения номенклатуры дел, учёта бумажных и электронных документов, передачи в архив, выдачи и возврата.
Формируйте дела и тома, согласовывайте описи, указывайте места хранения и отслеживайте движение архивных документов в TESSA.
01 Задачи
Организуйте работу с архивом по единому процессу
Учёт дел, передача на хранение, местонахождение томов и возвраты ведутся в одной системе — там же, где сотрудники работают с документами.
Номенклатура по подразделениям и годам
Разделы и дела формируются для каждого структурного подразделения на выбранный год и проходят утверждение.
Учёт мест хранения и движения томов
Для каждого тома указывается архивохранилище и конкретное место хранения, а выдачи и возвраты фиксируются в карточках.
Выдача, возврат и выделение к уничтожению
Запросы на выдачу, приём возвратов и акты о выделении дел к уничтожению оформляются по согласованным маршрутам.
02 Возможности
Что умеет модуль
Восемь групп функций покрывают путь документа от номенклатуры дел до архивного хранения, выдачи и уничтожения.
Номенклатура дел
Создавайте разделы и дела, формируйте номенклатуру структурного подразделения на выбранный год и направляйте её на утверждение.
Результат
Дела следующего периода готовятся копированием на другой год.
Документы и тома
Добавляйте документы в дело по одному или массово, разделяйте дело на тома.
Результат
Для документов учитываются бумажный или электронный носитель, оригинал или копия.
Передача на архивное хранение
Формируйте описи, направляйте их архивариусу и при необходимости экспертной комиссии.
Результат
При завершении описи тома переводятся на архивное хранение.
Места хранения
Указывайте топографический индекс тома в иерархическом справочнике местонахождения.
Результат
В карточке тома определяются архивохранилище и конкретное место хранения.
Выдача и возврат
Создавайте запросы на выдачу скан-копий или оригиналов и согласовывайте их с архивариусом.
Результат
При выдаче оригинала предоставляется том; возврат завершается после приёмки архивариусом. Для скан-копии возврат не требуется.
Сроки хранения и уничтожение
Выбирайте сроки хранения из справочника, выявляйте дела с истекшим сроком и оформляйте акт.
Результат
После согласования акта фактическое уничтожение подтверждается отдельно; карточки дел и томов сохраняются.
Печатные формы
Формируйте документы по подготовленным шаблонам.
Результат
Номенклатура подразделения, описи постоянного и долговременного хранения, опись по личному составу, акт о выделении дел к уничтожению.
Рабочие места и отчётность
Используйте рабочие места пользователя и архивариуса.
Результат
Отчёты показывают приём и выдачу документов, объём архива, истекшие сроки хранения и просроченные возвраты.
Дополнительные возможности
- Формирование сводной номенклатуры дел
- Формирование сводных описей дел
- Процесс изменения места хранения дела
- Списание документов в дело как из карточки дела, так и из карточки документа
- Изъятие документов из дела
- Справочники статей хранения и видов описей
- История процессов по архиву в карточке документа
03 Как работает
От номенклатуры дел до архивного хранения
Основной путь состоит из пяти шагов. Выдача и уничтожение — отдельные процессы, которые запускаются по необходимости.
- 1
Делопроизводитель
Готовит дела и номенклатуру
Создаёт карточки дел в разделах и номенклатуру подразделения на год.
- 2
Согласующие
Номенклатура проходит утверждение
После утверждения файл номенклатуры формируется по шаблону.
- 3
Делопроизводитель
Документы включаются в дела и тома
По одному или массово; дело разделяется на тома.
- 4
Архивариус, экспертная комиссия
Формируется и согласуется опись
Опись проходит согласование архивариусом и при необходимости экспертной комиссией.
- 5
Архивариус
Передача на хранение завершается
Архивариус указывает местонахождение томов и завершает опись.
Последующие процессы
Выдача из архива
- Запрос
- Согласование
- Выдача
Для оригиналов
- Возврат
- Приёмка архивариусом
Скан-копию возвращать не нужно.
Уничтожение
- Отбор по срокам
- Акт
- Согласование
- Подтверждение фактического уничтожения
Оформляется только для дел с истекшим сроком хранения — не обязательное завершение для каждого дела.
04 Интерфейс
Как это выглядит в TESSA
Нажмите на изображение, чтобы увеличить его/
Карточка дела
Раздел, срок хранения, признаки оригинала, копии и носителя; вкладки документов и томов.
Вкладка «Дело» в документе
Документ связан с архивным делом; ниже — список томов с местом и статусом хранения.
Передача документов в дело
Массовая передача с автоматическим созданием томов и учётом хронологического порядка.
Номенклатура дел подразделения
Карточка номенклатуры на выбранный год перед отправкой на утверждение.
Создание описи
Тип описи, подразделение, члены экспертной комиссии и данные для печатной формы.
Запрос на выдачу
Выбор оригинала или скан-копии: для оригинала в запрос попадают тома, для копии — документы.
Акт по уничтожению документов
Список дел, данные ЦЭК и ответственные лица для согласования и подтверждения.
Копирование дел на новый год
Подготовка дел следующего периода по выбранным разделам.
Рабочие места
«Архив. Пользователь»
Разделы и дела своего подразделения, документы в архиве, запросы на выдачу, дела с истекшим сроком.
«Архив. Архивариус»
Все разделы, дела, номенклатуры и тома, документы на архив, описи, запросы, акты, журнал архива и выданные тома.
Отчёты
Принятые документы, дела и тома
С разбивкой по месяцам за период.
Динамика роста объёма архива
Документы, дела и тома по видам — бумажные и электронные.
Выданные документы
Оригиналы и копии по сотрудникам и подразделениям.
Документы с истекшим сроком хранения
Основа для отбора дел к уничтожению.
Просроченные возвраты
Документы, не возвращённые из временного пользования в срок.
05 Внедрение
Подключение модуля к вашей TESSA
Для запуска определяются типы документов, участники архивных процессов, номенклатура дел, сроки и места хранения. Администратор подготавливает настройки процессов, нумерацию и шаблоны печатных форм.
Порядок проекта
- 01Обследование конфигурации
- 02Согласование состава подключения
- 03Настройка и проверка сценариев
- 04Обучение и запуск
Что настраивается
- Типы карточек, для которых появляется вкладка «Дело»
- Роли «Архивариус» и «Делопроизводитель», состав подразделений
- Разделы номенклатуры дел с индексами и ответственными архивариусами
- Справочники сроков хранения и местонахождения
- Процессы и нумерация описей, запросов и актов
- Шаблоны печатных форм
Участники
Делопроизводитель подразделения
Ведёт дела, номенклатуру и описи своего подразделения.
Архивариус
Согласует описи и выдачи, указывает места хранения, принимает возвраты.
Экспертная комиссия
Участвует в согласовании описей и актов при необходимости.
Администратор TESSA
Подключает типы документов, роли, справочники и процессы.
Что обсудим на обследовании
- Какие типы документов будут вестись в архивном делопроизводстве
- Как устроена номенклатура дел по подразделениям
- Кто выполняет роли архивариуса и делопроизводителей
- Какие сроки и места хранения используются
- Какие печатные формы нужны
06 Вопросы
Ответы на частые вопросы
Можно учитывать бумажные и электронные документы?
Да. В модуле предусмотрены признаки носителя и учёт дел и документов в TESSA.
Нужно ли возвращать скан-копию?
Нет. Возврат предусмотрен для оригиналов; при выдаче оригинала выдаётся соответствующий том.
Как подключаются документы?
Администратор выбирает типы карточек в настройках делопроизводства и обновляет архивные реквизиты.
Что происходит после уничтожения?
После согласования акта и подтверждения фактического уничтожения дела и тома получают соответствующий статус. Их карточки сохраняются.
Сколько стоит внедрение?
Стоимость и состав работ определяются после обсуждения конфигурации TESSA, процессов и объёма подключения.
Запросить демонстрацию
Расскажите о задаче — обсудим решение и формат демонстрации.