Электронный документооборот банка. В чем особенности?
Электронный документооборот банка. В чем особенности?
В крупном банке с европейскими участием внедрена система электронного документооборота на платформе TESSA. Она пришла на смену морально устаревшей СЭД на базе Lotus Notes. Вот реалии банковской жизни:
- большой поток обращений клиентов, гос. органов и организаций
- жесткие регламенты обработки документов - при несоблюдении регламентов высокие штрафы
- большое количество пользователей системы - практически все сотрудники организации (более 10 000 человек)
- широкая география: 7 часовых поясов
Для того, чтобы реализовать такой проект требуется, чтобы система могла надежно обрабатывать большое количество обращений, причем с минимальным количеством "кликов". Нужна супер быстрая, супер надежная и супер гибкая система.
Функционал СЭД, реализованный на проекте
Управление внешней корреспонденцией
Функционал СЭД, реализованный на проекте
Управление внешней корреспонденцией
Реализован сервисный подход к обработке входящих писем. Система определяет специалиста для обработки письма на основании карт компетенций сотрудников, так называемых скиллов.
В рамках одной компетенции или роли конвейерное взятие в работу задач из очереди входящих писем
Автоматическое формирование текста исходящих писем на основании шаблонов писем и шаблонов абзацев
Автоматическое формирование текста исходящих писем на основании шаблонов писем и шаблонов абзацев
Интеграция с кабинетом Почты России
Интеграция с кабинетом Почты России
Позволяет формировать пакеты на отправку бумажных исходящих писем в автоматическом режиме, а также можно отследить каждое отправленное письмо внутри карточки исходящего документа. Подробнее о решении можно посмотреть в нашей презентации.
Полностью электронный документооборот Банка с ФНС
(интеграция с Контур.Экстерн)
Полностью электронный документооборот Банка с ФНС
(интеграция с Контур.Экстерн)
Удалось создать асинхронный и практически мгновенный обмен письмами, полностью отказаться от ГНИВЦ при переписке с налоговой службой, что исключило риск неполучения срочных писем и не отправки срочных ответов.
Взаимодействие с юридическим лицами (интеграция с Диадок)
Взаимодействие с юридическим лицами (интеграция с Диадок)
Данный функционал в принципе обычный для наших проектов: получение, приемка, подписание первичных документов. Приглашения к документообороту, отработка таких приглашений от контрагентов, а также отмена и запрос отмены документов.
Автоматизация архива бумажных документов
Автоматизация архива бумажных документов
Функционал позволяет учитывать хранение бумажных документов во всех хранилищах во всех городах присутствия банка. Система позволяет формировать заявки на отправку, изъятие, перемещение и уничтожение документов в архиве.
Автоматизация и учет внутренних перемещений бумажных документов
Автоматизация и учет внутренних перемещений бумажных документов
Есть большое количество документов, которые существуют на бумаге и учет перемещения оригиналов и НЗК между филиалами важен для банка. Для реализации этого создали
- учетные карточки внутренней переписки,
- "сумки" для учета группового перемещения оригиналов, а также групповой приемки документов в подразделении
Итоги проекта
Итоги проекта
Внедренная система объединила различные источники документов в один поток, унифицировала и автоматизировала реакцию Банка на входящие сообщения, позволив единому центру обслуживания сообщений эффективно распределить этот поток и загрузить корссфункциональных специалистов