Краткая справка по проекту
В ГК «ДИКСИ» реализован проект комплексной автоматизации документооборота на базе современной платформы TESSA:
- переходу от бумажного обмена счетами-фактурами с поставщиками к юридически значимому электронному документообороту (далее — ЮЗДО)
- автоматизации договорного документооборота
- созданию электронного архива
- автоматизации внутренних процессов.
Группа компаний «ДИКСИ» — это розничная торговая сеть, насчитывающая более 2500 магазинов по всей России. Проект по организации ЮЗДО с поставщиками был обусловлен интересом руководства компании к обмену счетами-фактурами в электронном виде. Это было логичным этапом повышения эффективности основного бизнеса и сокращения себестоимости бизнес-процессов.
Благодаря проекту автоматизированы процессы обработки в СЭД входящих финансовых документов (электронных счетов-фактур, включая корректировочные и исправленные) и передача их в учетные системы «ДИКСИ» для дальнейшей обработки. Также была настроена обработка уведомлений об уточнении и запросов на аннулирование документов, предполагающая как автоматический ответ контрагенту по результатам обработки документа в учетной системе, так и возможность принятия решения в нетиповых ситуациях ответственным сотрудником. Кроме этого реализована передача исходящих финансовых документов (формализованных и неформализованных) из учетных систем в СЭД, предусматривающая пакетную отправку в СЭД комплекта необходимых документов по проведенной в финансовой системе операции.
В ходе проекта организована работа электронного архива в режиме 24*7 с предоставлением сервиса для просмотра документов из СЭД для внешних систем.
Важной технологической особенностью проекта стало развитие методологических наработок ГК «ДИКСИ» и создание на их основе интеграционного модуля для реализации бизнес-логики маршрутизации входящего и исходящего потока документов, включая интеграцию с системами xDE от Terralink, TESSA, Axapta, SAP.
Выбор решения
На момент старта проекта по ЮЗДО система электронного документооборота уже функционировала в «ДИКСИ». Вместе с тем, становясь не просто способом автоматизации внутреннего делопроизводства, СЭД требовала масштабирования на другие процессы с увеличением нагрузки и количества пользователей. Это повлекло за собой необходимость поиска современной и высокотехнологичной платформы, имевшей примеры реальных внедрений на больших нагрузках в крупных компаниях.
Требования к СЭД:
- Гарантия быстрой работы с огромными объемами (сотни млн. единиц)
- Успешные нагрузочные тесты и референсные проекты аналогичных или бóльших масштабов
- Хранение файлов вне БД
- Обеспечение поддержки нескольких файловых хранилищ
- Интеграционные возможности, открытое API
- Возможности представлений данных (иерархии, связанные представления)
- Привлечение к проекту нескольких партнеров-интеграторов
- Поддержка работы с операторами ЮЗДО, опыт работы партнеров с ЮЗДО
Выбор был сделан в пользу системы TESSA.
Итоги проекта
- Технические:
– Средняя скорость создания карточек в СЭД с учетом приема файлов от провайдера
не более 0,3 сек.
или
– около 250 тыс. документов в сутки для одного потока
- Экономические:
– Срок окупаемости проекта – 6 месяца
– Отказ от бумажного документооборота
Планы на будущее
- Использование всех преимущества платформы TESSA – автоматизация новых процессов
- Перенос решений со старой платформы
- Подключение ЮЗДО для обмена договорами и ДС
- Подключение новых ЮЗДО-провайдеров
- Новые типы документов
