+7(495)104-47-44

Система электронного документооборот в девелопменте

Проект внедрения СЭД TESSA в компании MR-Group

Справка:
  • Год: 2023
  • Число пользователей: ~ 1000
  • Особенности: интеграция с Диадок, мобильное приложение, трехсторонние документы, машиночитаемые доверенности

В сентябре 2023 года компания Таргет завершила перевод АО «МР Групп» на СЭД TESSA. Система электронного документооборота TESSA была выбрана заказчиком из-за её функциональности, возможности гибкой настройки, высокой скорости работы и простоты администрирования, что позволяет основные запросы пользователей обрабатывать силами техподдержки МР Групп.

Проект длился 8 месяцев и включал в себя полный комплекс работ по миграции на новую систему, оптимизацию и доработку имеющегося функционала под актуальные требования заказчика.

В состав проекта вошли следующие задачи:

  1. Загрузка справочников из 1С.
  2. Интеграция с AD.
  3. Входящие документы.
  4. Исходящие документы.
  5. Обращения и претензии.
  6. Аккредитация.
  7. Договоры и ДС.
  8. Договоры продаж.
  9. Соглашения.
  10. Доверенности.
  11. Первичные документы (ПД).
  12. Тендеры.
  13. Интеграция с Диадок.
  14. Миграция данных из старой СЭД.
  15. Интеграция с CRM.
  16. Передача документов в 1С.

Важными механизмами, которые реализовала компания Таргет, стали работа через Диадок с пакетами первичных документов (ПД) и договорами (двух и трехсторонними), а также подписание документов УКЭП в мобильных устройствах.

План перехода на СЭД TESSA:
1
Договоры, соглашения и первичная документация
в том числе, интеграция с Диадок и мобильное подписание документов
2
Канцелярия и доверенности
Входящие и исходящие письма, приказы и распоряжения, доверенности и МЧД
3
Аккредитация контрагентов и Тендеры
Функционал, позволяющий снизить риски влияния недобросовестных контрагентов

В ходе проекта, возникла потребность в функционале «машиночитаемые доверенности» (МЧД). Также потребовалось обеспечить хранение файлов в хранилище S3. Эти работы компания Таргет вела параллельно основному проекту внедрения СЭД TESSA.

АО «МР Групп» не останавливается на развитии СЭД. В ближайших задачах перенос и настройка функционала согласования и подписания проектной документации и внутренних документов.

В ходе каждого проекта есть свои вызовы

Самым сложным в данном внедрении стало подписание пакетов трехсторонних ПД и подписание пакетов трехсторонних договоров через Диадок с мобильного устройства. Мобильное приложение в составе функциональности СЭД TESSA было выпущено только в конце проекта, при этом, важным условием перехода АО «МР Групп» на СЭД TESSA было именно наличие мобильного приложения. Им для подписания документов пользуется руководство заказчика и очень чувствительно в конце проекта производить отладку функционала на ТОП менеджменте. Безусловно, успешное завершение внедрения СЭД возможно было только при слаженной работе всей команды проекта, как со стороны исполнителя, так и со стороны заказчика.

Итоги

С внедрением СЭД TESSA, по оценкам специалистов АО «МР Групп», скорость согласования документов увеличилась в 1,5 раза.

К сожалению, не до конца решен ряд вопросов к работе мобильного приложения, однако, команда исполнителя и вендора мотивированы для доработки этого функционала.

“
– Интерфейс для пользователя может показаться сложным, но при последующем изучении становится понятно, что это обуславливается функциональностью, которая за ним скрыта. Функциональность и гибкость – для нас стали основным преимуществом Tessa при выборе СЭД.
Система проста в администрировании, основные запросы пользователей обрабатываются в рамках нашей техподдержки.
Команда Таргета оперативно реагирует на запросы, предоставляет различные варианты решений поставленных задач, активно участвует в тестировании и аналитике. Благодаря вам процесс внедрения системы прошел максимально продуктивно и, что также немаловажно, за короткие сроки.
— Александра Пятибратова
Руководитель проектов