Может ли система электронного документооборота стать корпоративным порталом?

Информационную систему обеспечения внутренней деятельности Публично-правовой компании «Российский экологический оператор» (ИС ОВД) можно условно разделить на:

1. Портальное решение, автоматизирующее бизнес-процессы компании.
2. Классический документооборот (СЭД).

Всего в системе насчитывается одиннадцать самостоятельных модулей.

Модуль Портал и Информирование реализован с целью создания единой точки входа для сотрудников в корпоративный мир компании.

В рамках данного модуля реализован информационный портал включающий в себя разделы со всей необходимой сотрудникам информацией.

В представлении содержатся все карточки корпоративных документов, созданные в системе.

Группировка настроена по значению поля «‎Тип корпоративного документа».

Представление содержит данные из карточек сотрудников, загружаемых посредством интеграции с системой «1С:Зарплата и управление персоналом 8‎».

Также в представлении настроена иерархическая вложенность подразделений.

Публикация новости зависит от значения в поле «Опубликовать (дата публикации)‎». При отсутствии значения новость попадет в папку черновики и не будет опубликована.

Новость на главной странице можно раскрыть двойным кликом по новости левой кнопкой мыши.

Модуль представляет из себя классический документооборот с кастомизированным WEB-интерфейсом под нужды заказчика

В представлении отображаются все входящие документы доступные пользователю.

При выборе определенного входящего во второй части представления отображаются связанные с ним исходящие документы.

Предоставление на резолюцию содержится на рабочем месте генерального директора.

В представление попадают входящие документы и поручения с соответствующим состоянием.

При отправке документа на исполнение, для генерального директора доступно окно наложения резолюции с соответствующим набором параметров для этого действия.

Модуль нацелен на оптимизацию подачи заявок для нужд сотрудников во внутренние службы компании.

Каждая из заявок имеет собственный процесс обработки.

Заявка на бронирование имеет специально разработанный календарь и интеграцию с MS Outlook.

Для заявки на обеспечение разработан обработчик файла выгрузки из системы 1С:Управление холдингом.

Календарь разбит по рабочим неделям. Отражает все созданные заявки на бронирование переговорных независимо от их текущего статуса.

В зависимости от выбора типа заявки пользователю необходимо заполнить определенный набор полей.

После сохранения карточки автоматически заполняется шаблон заявления и запускается процесс согласования соответствующий конкретной заявке.

При загрузке данных в справочник с существующими значениями, объекты справочника автоматически актуализируются.

Так выглядят загруженные объекты из выгрузки системы «1С:Управление холдингом 8‎» в справочник «Товарно-материальные ценности»

Реализована возможность создавать совещаний с заранее определенной повесткой и списком участников

Реализована интеграций с MS Outlook

По завершению совещаний запускается процесс обработки его протокола с возможность распределения задач по участникам в его рамках

Представление «Совещания» находится в дереве представления вкладки «‎Портал» и содержит карточки совещаний доступные пользователю для просмотра.

После сохранения карточки совещания, в ней автоматически формируются шаблоны необходимых документов, в том числе и шаблон протокола совещания.

Модуль разрабатывался для оптимизации и прозрачности процессов управления внутренними проектами

Реализованы раздельные доступы к видимости и редактированию данных проектов

Для задач и подзадач реализован процесс исполнения с контролем

Предоставление содержит все доступные пользователю карточки проектов.

При выборе одного из проектов во второй части представления отобразятся все активные задачи по данному проекту.

Права менеджеров и исполнителей проекта отличаются и регулируются отдельными контекстными ролями.

Представление содержит все активные задачи доступные пользователю.

Желтым подсвечиваются задачи срок исполнения которых сегодня, красным - срок исполнения которых просрочен.

В левом меню активной задачи доступны следующие функции:

• Создать подзадачу
• Поставить на контроль
• Запросить перенос срока
• Отправить задачу на ознакомление

Специфический модуль, позволяющий регистрировать паспорта федерального, региональных и инвестиционных проектов, регистрировать их изменений и фиксировать связи между паспортами и их показателями

Представление трехуровневое и содержит связи между паспортом федерального проекта и паспортами региональных и инвестиционных проектов.

В модуле реализованы карточки заявителей с точечным доступом к экземплярам.

Карточки сделок с измененным web интерфейсом и своим процессом обработки.

Предоставление содержит все доступные пользователю карточки заявителей.

При выборе одного из заявителей во второй части представления отобразятся все существующие сделки с данным заявителем.

Представление содержит все доступные карточки сделок пользователю.

Модуль позволяет регистрировать и обрабатывать обращения граждан, поступивших из разных источников.

Для создание единой базы обращений была настроена интеграция с существующим сервисом обработки обращений - РОЭ Радаром.

Обобщенно, модуль представляет из себя специализированный Service desk.

В представлении содержатся все карточки обращений, созданные в системе.

В данное представление также попадают входящие документы с активным флагом «Обращение граждан‎».

Карточка обращения, созданная на основе данных, поступивших из системы РЭО радар. В карточку также загружаются файлы, приложенный пользователем.

Модуль состоит из реализованных отчетов на основании данных, полученных из документов и заданий

Отчеты имеют одно, двух и трех уровневую структуру

Данный отчет служит для отображения статистики по просроченным заданиям по резолюции от генерального директора по входящему документу или поручению с разбивкой по главным исполнителям.

Данный отчет служит для отображения статистики по текущим заданиям в системе. Отчет имеет три связанных представления

Данный отчет служит для отображения статистики по завершенным заданиям в системе. Отчет имеет три представления.

Отчет формируется на каждого главного исполнителя индивидуально с подробным указанием причин просрочек.

В рамках данного решения реализован универсальный процесс обмена сообщениями. Процесс может быть интегрирован в карточки любого типа документа

Создан ежемесячный опросник по удовлетворенности пользователей системой

А также карточки “Обсуждения” для проведения форумов между сотрудникам компании

В представлении содержатся все карточки обсуждений, созданные в системе.

В поле «Участники‎» записываются все сотрудники, принимавшие участие в переписке по теме.

Процесс отправки сообщения запускается по нажатию на иконку конверта в левой верхней части карточки.

Все сообщения, адресованные пользователю, поступают в папку «Входящие‎», расположенную в дереве представления рабочего места пользователя.

Новые сообщения выделяются жирным шрифтом.

Реализован удобный инструмент, позволяющий выделять необходимый текст в html и docx файлах и одновременно выставлять на нем якорь без использования html тегов.

Также реализованы карточки лучших практик и инструкций со встроенным процессом ознакомления.

Представление база знаний содержит в себе карточки двух типов: «Документ базы знаний‎» и «Лучшая практика‎».

Группировка настроена по значению из поля «‎Тип документа».

В поле «‎Текст для выделения» необходимо вставить участок текста для его выделения и установки на него якоря.

После сохранения в карточке появится виртуальный html файл с установленными на него тегами.

Пользователем без прав редактирование карточки доступен только предпросмотр на всю ширину карточки.