Когда говорят о цифровизации компании, чаще всего вспоминают:
- IT-директора
- цифровые трансформации
- ERP-системы
- CRM-системы
- аналитические платформы
И почти никогда не вспоминают канцелярию.
А между тем именно канцелярия может стать главным драйвером оптимизации процессов организации.
И это не случайно.
Причина 1. Канцелярия видит весь документооборот
Канцелярия, или общий отдел или отдел документационного обеспечения управления (ДОУ) — это подразделение, через которое проходят почти все документы компании.
Там есть такие потоки документов:
Поэтому сотрудники канцелярии лучше многих понимают:
То есть канцелярия видит реальную картину, реальный документооборот компании. Пусть не целиком, но в большой части.
Там есть такие потоки документов:
- входящая корреспонденция
- исходящие письма на подпись и отправку
- приказы на подпись и публикацию или ознакомление
- распоряжения руководителей
- отслеживание подписания и возврата договоров
Поэтому сотрудники канцелярии лучше многих понимают:
- где возникают задержки
- где теряются документы
- где процессы работают неэффективно
То есть канцелярия видит реальную картину, реальный документооборот компании. Пусть не целиком, но в большой части.
Причина 2. Канцелярия понимает болевые точки бизнес-процессов
Для большинства сотрудников документы — это эпизодическая задача.
Например:
Но для канцелярии работа с документами — это ежедневная операционная деятельность.
Поэтому именно канцелярия быстрее всех замечает проблемы:
Эти проблемы для канцелярии становятся ежедневной болью. Но очень часто эта боль игнорируется потому, что фокус внимания руководства связан с более насущными задачами. И решение этих задач может прямо сейчас повлиять на организацию. Но важно понимать, что компания в целом теряет деньги игнорируя эту боль.
Например:
- инициировать договор
- написать письмо
- ответить на запрос
Но для канцелярии работа с документами — это ежедневная операционная деятельность.
Поэтому именно канцелярия быстрее всех замечает проблемы:
- документы долго согласуются
- письма теряются
- ответы задерживаются
- поручения не контролируются
Эти проблемы для канцелярии становятся ежедневной болью. Но очень часто эта боль игнорируется потому, что фокус внимания руководства связан с более насущными задачами. И решение этих задач может прямо сейчас повлиять на организацию. Но важно понимать, что компания в целом теряет деньги игнорируя эту боль.
Причина 3. Канцелярия заинтересована в автоматизации документооборота
В отличие от многих подразделений, канцелярия почти всегда заинтересована в автоматизации процессов.
Почему?
Потому что автоматизация позволяет:
Поэтому именно канцелярия часто становится инициатором внедрения СЭД. И важно дать возможность им проявить себя.
Почему?
Потому что автоматизация позволяет:
- уменьшить ручную работу
- сократить количество ошибок
- быстрее обрабатывать документы
- снизить нагрузку на сотрудников
Поэтому именно канцелярия часто становится инициатором внедрения СЭД. И важно дать возможность им проявить себя.
Причина 4. Канцелярия является естественным владельцем процессов
В большинстве организаций именно канцелярия отвечает за:
То есть канцелярия уже выполняет функцию процессного центра документооборота.
А система электронного документооборота может существенно усилить эти функции. И дело даже не в экономии ресурсов канцелярии, хотя эта экономия позволит расширить спектр возможностей этого подразделения, а в ускорении организации на каждом этапе процессов документооборота.
- регистрацию документов
- контроль сроков
- маршрутизацию документов
- соблюдение регламентов
То есть канцелярия уже выполняет функцию процессного центра документооборота.
А система электронного документооборота может существенно усилить эти функции. И дело даже не в экономии ресурсов канцелярии, хотя эта экономия позволит расширить спектр возможностей этого подразделения, а в ускорении организации на каждом этапе процессов документооборота.
Причина 5. Канцелярия может стать центром цифровых изменений
Если канцелярия активно участвует во внедрении СЭД, она постепенно превращается из административной функции в центр управления и центр компетенции по документным процессам.
Это означает, что канцелярия начинает:
Фактически канцелярия становится одним из драйверов цифровизации компании. Они становятся центром цифровой культуры организации!
Это означает, что канцелярия начинает:
- формировать правила работы с документами
- участвовать в проектировании процессов
- контролировать эффективность документооборота
- предлагать улучшения
Фактически канцелярия становится одним из драйверов цифровизации компании. Они становятся центром цифровой культуры организации!
Вывод
Цифровизация компании очень часто начинается не с IT-департамента, а с наведения порядка в документах.
А значит именно канцелярия может стать тем подразделением, которое:
Поэтому роль канцелярии в цифровой трансформации компании значительно недооценена.
Для старта цифровой трансформации вам поможет наше решение "Типовой документооборот", которое мы создали на платформе TESSA.
А значит именно канцелярия может стать тем подразделением, которое:
- инициирует внедрение системы
- помогает выстроить процессы
- и постепенно переводит организацию на новый уровень цифровой зрелости.
Поэтому роль канцелярии в цифровой трансформации компании значительно недооценена.
Для старта цифровой трансформации вам поможет наше решение "Типовой документооборот", которое мы создали на платформе TESSA.